5 klassiske fejl inden for budgettering og forecasting

Vi ser en tendens til, at mange SMV’er har udfordringer med korrekt budgettering og forecasting. Begreberne smeltes sammen, og der opstår fejl og mangler i udarbejdelsen af de konkrete budgetter og forecasts. 

Med korrekt budgettering og forecasting får du optimalt overblik over din økonomi på både strategisk, taktisk og operationelt niveau.

Fejlbehæftet budgettering og forecasting har den omvendte effekt; du får sværere ved at gennemskue din økonomi, du kan ikke sætte rettidigt ind over for afvigelser, og du er dårligt forberedt på fremtiden.

Vi oplever 5 klassiske fejl, når vi snakker budgettering og forecasting med vores kunder. Dem får du her:

Den første fejl handler om selve posterne i dit budget. De fleste virksomheder arbejder med driftsbudgettering ud fra resultatopgørelsen og ser på de forventede indtægter og omkostninger for det kommende år. Det er basen, men det er ikke alt.

Du bør nemlig også indsætte dine investeringsforventninger i dit budget. Har du planer om at investere i nye robotter til produktionen? Skal IT-udstyret skiftes ud, eller afhænder du nogle gamle maskiner? Jo bedre overblik du har fra starten, jo færre overraskelser opstår der i løbet af året.

Du bør også inkludere finansiering i dit budget. Forventer du at optage nye lån i det kommende regnskabsår? Eller påtænker du nærmere at betale af på din gæld og dermed nedsætte dine renteudgifter? Dine finansieringsvalg påvirker din samlede økonomi og bør derfor også være en del af dit budget.

Det er en bred misforståelse, at budgetter er komplekse. Du behøver ikke at forudse dine eksakte udgifter på alle delområder, du kan sagtens nøjes med at afsætte nogle realistiske puljer. Nøglen til et godt budget ligger ikke i detaljen, den ligger i det strategiske overblik.

Du lægger budgettet, når starten af det nye regnskabsår nærmer sig. Her estimerer du omsætning, omkostninger, investeringer og finansiering og lægger en plan for det kommende år.

Forecasting tager du i brug i løbet af regnskabsåret. Her er du nede i driften og jagter kortsigtede mål baseret på din aktuelle situation. Der vil altid være overraskelser i forhold til budgettet. Måske ændrer dine logistikudgifter sig drastisk, måske falder omsætningen på grund af uforudsete politiske indgreb.

Det kan være fristende at opdatere budgettet løbende, så det afspejler de reelle tal, men så snart du ændrer i dit oprindelige budget, bliver det til et forecast. Så har du ikke længere noget benchmark, du kan ikke se, hvor du afviger, og hvordan du kan imødekomme de nye omstændigheder.

Vi anbefaler derfor, at du arbejder med budgettering og forecast som to separate, men essentielle aktiviteter. Hvis du kun ser på budgettet og ikke forecaster løbende, går du glip af afgørende detaljer. Hvorfor tage på telttur mens det regner, hvis solen bryder frem i morgen?

Arbejder du derimod udelukkende med forecasts og negligerer budgettet, mangler du det strategiske overblik. Så glemmer du de store linjer og ser kun kortsigtede løsninger.

Når du lader det oprindelige budget stå gennem hele regnskabsåret, vil der komme afvigelser, og det er helt okay. Du kan ikke forudsige alt, til gengæld kan du blive klogere og lære af dine fejl.

Det er vigtigt, at du følger op og analyserer dine afvigelser. Gik det bedre eller dårligere end forventet? Hvilke puljer afviger og hvorfor? Måske har du været for dårlig til at gardere virksomheden mod prisstigninger fra leverandører? Måske boomer købelysten, og din omsætning eksploderer? Du kan tage hånd om begge dele på baggrund af din analyse.

Vær opmærksom på, at du kun skal lave afvigelsesanalyser på dit budget, ikke dit forecast. Her rammer dine estimater langt mere præcist, og afvigelsen vil derfor være minimal.

Ingen tvang, bare sund fornuft

Der er ingen lovmæssige krav om hverken budgettering eller forecasting. Det handler udelukkende om strategiske overvejelser og økonomisk gevinst.

Budgettering er lig med runde estimater, forecasting er lig med aktuelle og mere præcise forudsigelser. En korrekt håndtering af begge er afgørende for et optimalt indblik i din virksomheds økonomi.